Công ty cổ phần nhựa Zion được thành lập từ năm 2002, đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất khuôn ép nhựa và gia công cho các khách hàng trong và ngoài nước. Chúng tôi luôn làm hài lòng khách hàng với chất lượng sản phẩm tốt; giá thành cạnh tranh và hoàn hảo sau dịch vụ bán hàng. Với những nỗ lực bán hàng trong và ngoài nước, Công ty cổ phần nhựa Zion đã tạo dựng tên tuổi riêng cho ngành công nghiệp gia công khuôn và sản phẩm với tên tuổi của ZION cũng sẽ được tung ra trên thị trường và bán cho các công ty đa quốc gia với thị phần trên 80%. Nhóm kỹ sư và kinh doanh của chúng tôi hoàn toàn hiểu nhu cầu của khách hàng và chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn chất lượng phục vụ cũng như chất lượng sản phẩm tốt nhất.

Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho

Phiếu lập kho sau khi được kiểm tra, ký bởi các bộ phận liên quan sẽ được trình lên cấp quản lý cao hơn như kế toán trưởng, ban giám đốc để xem xét và phê duyệt hoàn thành các thủ tục. Phê duyệt phiếu nhập kho giúp xác nhận tính chính xác của thông tin ghi nhận, đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình đã được thực hiện đúng đắn và không có sai sót. Doanh nghiệp nên lưu ý chỉ có phiếu nhập kho thành phẩm có đầy đủ chữ ký, con dấu của bộ phận cấp cao mới là chứng từ hợp lệ và được ghi nhận vào báo cáo của doanh nghiệp.

Bước 6: Cập nhật thông tin và báo cáo

Với hàng hóa đã được nhập kho, bước tiếp theo là cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời. Hệ thống sẽ ghi nhận số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin khác để gửi cho các bộ phận liên quan giúp dễ dàng quản lý và truy xuất.

Bên cạnh đó, việc lập báo cáo nhập kho định kỳ là cần thiết để phân tích tình trạng kho hàng, hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch nhập hàng tiếp theo. Quá trình này giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình kho và điều chỉnh kịp thời khi cần.

Đọc thêm: Xây dựng lưu đồ quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý hoạt động nhập kho với Base Workflow

Base Workflow là một trong những giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý quy trình nhập kho một cách hiệu quả. Với Base Workflow, doanh nghiệp có thể:

Đặc biệt, Base Workflow còn liên kết các quy trình trong doanh nghiệp thành một hệ thống toàn diện, có khả năng tự động chuyển giao giữa các quy trình (Ví dụ: Khi quy trình kiểm đếm giao nhận hàng hóa được kéo tới bước hoàn thành thì nó sẽ được tự động chuyển tiếp tới Phê duyệt phiếu kho để đảm bảo cho quá trình diễn ra tốt nhất).

Quy trình nhập kho là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp. Một quy trình nhập kho rõ ràng và chi tiết giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quản lý tồn kho, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Bằng cách xây dựng và tuân thủ quy trình nhập kho, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức cần thiết để xây dựng và thực hiện quy trình nhập kho một cách hiệu quả. Sử dụng các giải pháp công nghệ như Base.vn cũng là một cách hiệu quả để tối ưu hóa quy trình nhập kho và quản lý kho hàng hóa.

Hướng dẫn cách hạch toán ghi sổ nghiệp vụ nhập kho thành phẩm sản xuất trên phần mềm Misa

Đối với những vật tư, thành phẩm do đơn vị tự sản xuất hoặc thuê gia công ngoài, sau khi hoàn thiện sẽ được mang về nhập kho:

Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Sau khi hàng hóa được nhận vào kho, việc sắp xếp lại hàng hóa một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng. Điều này giúp dễ dàng truy xuất hàng hóa khi cần và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Các bước cần thực hiện bao gồm:

Bước 6: Cập nhập thông tin và lưu trữ chứng từ

Cuối cùng, thông tin về hàng hóa thành phẩm nhập kho cần được cập nhật vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin hàng hóa khi cần.

Bên cạnh đó, các chứng từ liên quan đến quá trình nhập kho như phiếu nhập kho, hóa đơn, và các tài liệu khác cần được lưu trữ cẩn thận bởi thủ kho và chuyển lên bộ phận kế toán. Việc lưu trữ chứng từ không chỉ phục vụ cho công tác kiểm toán mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin khi cần thiết, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý kho hàng.

Bước 5: Thực hiện nhập hàng hóa vào kho

Sau khi kiểm tra và lập phiếu nhập kho, hàng hóa được phân loại, gắn nhãn, và lưu trữ đúng cách. Đối với hàng nhạy cảm, cần đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp như điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm. Sắp xếp hàng hóa vào kệ, giá đỡ khoa học giúp tối ưu không gian và thuận tiện cho việc kiểm kê, xuất kho để tránh hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng.

Đánh dấu và cập nhật vị trí lưu trữ vào hệ thống quản lý kho giúp truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác. Sự phối hợp giữa các bộ phận kho, kế toán, và sản xuất đảm bảo thông tin hàng hóa được cập nhật kịp thời. Cuối cùng, họ sẽ cập nhật vào hệ thống thông tin bằng excel hay phần mềm quản lý kho để doanh nghiệp nắm bắt được tình hình.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu. Kế hoạch này cần chi tiết và cụ thể để đảm bảo quá trình nhập kho diễn ra suôn sẻ. Các yếu tố cần xem xét trong kế hoạch bao gồm:

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho, lưu trữ hàng hóa thì cần thông báo kế hoạch nhập hàng trước 2-3 ngày cho người quản lý để sắp xếp nhân sự, phương tiện cần thiết giúp quá trình hoạt động diễn ra tốt nhất.

Bước 2: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp vào kho

Khi hàng hóa đến kho, việc đầu tiên là tiến hành kiểm đếm và kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như yêu cầu dưới sự chứng kiến của các bộ phận có thẩm quyền. Nhân viên kho sẽ đếm và đối chiếu số lượng hàng hóa thực nhận với số lượng ghi trên đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, đồng thời kiểm tra chất lượng để đảm bảo không có hư hỏng hay sai sót. Sau đó, hàng hóa được sắp xếp vào kho theo khu vực đã định sẵn, đảm bảo việc lưu trữ khoa học và dễ dàng truy xuất khi cần.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa

Khi hàng hóa đã cập nhật kho thì việc kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo rằng hàng hóa nhận được đúng với đơn hàng về số lượng và chất lượng. Người quản lý kho sẽ dựa vào thông tin trên phiếu để đối chiếu, nếu phát hiện sai sót thì phải báo cáo với đơn vị để lên phương án xử lý kịp thời.

Sau khi đã hoàn thành kiểm tra nguyên vật liệu, các giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần được lập đầy đủ, chính xác theo mẫu quy định của doanh nghiệp. Nội dung ghi trên phiếu nhập kho bao gồm:

Lưu ý: Phiếu nhập kho cần được ký xác nhận bởi người nhận hàng và người kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình nhập kho rõ ràng

Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, luôn cần có quy trình quản lý kho hàng thành phẩm một cách khoa học. Quy trình nhập kho vận hành tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho việc lưu trữ hàng hóa doanh nghiệp nếu nó được xây dựng chuẩn chỉnh. Cụ thể: